1．办理进口证明，签定外贸合同
根据国家规定，在签定货物外贸合同之前，必须得到国家有关部门的批准进口文件，如：机电产品进口证明、进口配额证明或机电产品进口登记表等。此项工作由资产管理处负责统一申请办理。
2．购置单位付款
在得到机电产品进口批件和签订外贸合同后，通知设备购置单位付款给外贸公司，再由外贸公司向供货厂商开信用证。一般付款金额为合同金额的103% ～105％。其中的3％～5%用以支付货物的外贸代理费、银行财务费、海关监管费、商检费（对于法检产品）、报关代理费、国内运费等杂费。3%～5%为概数，最后按发票实际结算。赠送科教用品的这部分费用多数情况下由使用单位支付。
3．申请办理进口免税证明
进口科教用品免税是国家对教学和科研事业的一项优惠政策，它由《中华人民共和国海关法》等一整套海关法规组成。
免税和不免税有严格界限，用于非教学和科研工作的仪器设备是不免税的，免税科教用品的用途限于教学和科研工作，不得擅自转给非免税单位。若确实需要转出学校，必须事先经资产管理处物资供应科报海关批准，否则，就属于违反“海关法”，属偷税，并将追究刑事责任。国家海关规定：摄象机、微型计算机等20种商品（除政府间赠送外）进口时，一律照章纳税：单独进口的零部件及配件需要出示曾经免税进口的整机的合同，并按原整机价值10％为免税限额，超出部分照章纳税。各单位在进口此类物品时需考虑交纳海关关税(10-20%)和增值税(17%)，其计算不是简单累加。
进口申请科教用品免税，要按照海关和学校的要求，把相关文件准备齐全。这些材料包括：进口物品的详细用途说明、进口物品的详细清单及译成中文的清单、进口物品的样本或介绍（图片）以及科研项目任务书（为使用单位自己的国家或省级纵向课题）等。
用途说明主要内容：包括具体使用进口物品的系、所或实验室及物品的具体功能详细说明等。
用途说明应着重强调此设备对学校教学任务及科研工作，特别是基础研究工作的意义。
对符合免税条件的科教用品，由资产管理处代表学校向西安海关提出申请，在得到批准，并出具“科教用品免税证明”，方获准免税。
4．厂家发货、报关
资产管理处物资供应科办理好进口免税证明后方通知供方发货，以免造成报关困难。特殊情况下，可在海关缴一定数量的保证金（相当于税款金额）先行提货。保证金须由进口货物使用单位以限额支票交付。待各种手续办妥后退证保证金。以缴保证金方式提货只是一种应急措施，应尽量避免。
厂家发货后，空运货物一般要在7个工作日左右的时间货物才能达到学校，期间包括国外运输、报关、清关及国内运输等过程。海运时间较长，一般约30天左右。
5．设备验收和索赔
设备验收通常分表观验收和技术验收两个阶段。货物到达使用现场后应妥善保管（在厂商的工程师未到之前请勿开箱），特别是一些有特殊要求的货物，如要求低温、真空、不得倾转等。同时积极组织验收，以免超过索赔期。验收时应仔细记录各种情况，并认真填写《仪器设备验收记录》。
仪器设备验收前应通知供货厂商到使用现场开箱，按合同商定的验收标准进行技术验收。验收通过后,请签署验收报告，以方便对外付款结算。资产管理处物资供应科负责人应参加重要设备的到货、卸运和验收，并协调解决出现的问题。验收过程存在的问题要做好记录、拍照，并要求厂商在验收备忘录上签字。问题严重时应该及时联系商检机构出具商检证明，提出索赔。索赔期为货物到达目的口岸日期起90天。
旧机电产品开箱验收时必须向商检机构报验，否则不得安装使用。
6．结算
资产管理处物资供应科根据验收报告通知外贸公司尽快结算。对留有尾款的合同，在验收完全合格前不得付出尾款。结算后使用单位资产管理员应于一个月内建帐、建卡，然后持固定资产卡到财务部门报销。
7．海关监管
免税进口科教用品一般在五年内属海关监管货物，学校有责任保证这些科教用品使用在教学和科研上。如果在监管期内有产权关系变更，须填写‘免税物品产权变更申请’，报海关审批。若接受单位不具免税条件，须照章纳税，违反规定后果自负。如果货物必须运往外地使用，应由使用单位资产管理处物资供应科到海关办理审批手续，以保证货物仍在海关监管之下。
减免税的物品超过海关监管期，资产管理处物资供应科组织填写《减免税物品核销申请表》向海关申报，海关批准后方可撤销监管。