西安理工大学采购合同管理办法
第一章总则
第一条为了规范学校采购合同管理，不断完善学校内部控制制度，维护学校的合法权益，防范采购合同风险，依据《中华人民共和国合同法》《西安理工大学合同管理办法》，结合学校采购工作的实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称采购合同是指归口资产管理处管理的采购业务依法订立的合同。
第三条资产管理处是学校采购合同归口的管理部门，代表学校在采购合同上加盖采购合同专用章及合同财务结算专用章。
第四条采购合同专用章的使用与管理应安排专人负责。
第二章采购合同的管理
第五条采购合同由资产管理处负责管理，资产管理处、合同用印申请单位分别承担相应的职责。
第六条资产管理处的主要职责：
（一）拟定采购物资设备合同管理实施办法并组织实施；
（二）拟定采购合同的审签流程并组织实施；
（三）依据相关规定发布采购合同范本；
（四）审核采购合同的规范性、完整性；
（五）管理与使用采购合同专用章；
（六）采购合同档案及采购合同审签文件的管理；
（七）采购合同履行情况的管理；
（八）监督合同履行，配合处理采购合同纠纷。
第七条采购合同用印申请单位的主要职责：
（一）采购合同用印申请单位拟订或修改采购合同；
（二）使用单位审核采购合同中技术条款与使用需求、合同金额、支付条款、服务条款等是否符合需求；
（三）采购项目经费负责人或法定代表人授权委托代理人在书面合同上签字、确认；
（四）监督供应商履行合同，依据合同条款约定为供应商履约提供必要的条件；
（五）合同发生纠纷时依据《西安理工大学合同管理办法》及时处理。
第三章采购合同的条款
第八条采购合同条款分为商务条款和技术条款，国内贸易合同商务条款和技术条款应该合并签订；国际贸易合同商务条款和技术条款可以分别签订。
商务条款应包含合同标的物的名称、数量、价格、质保期、付款方式、履约期限、履约地点、违约责任、解决争议的方法等。
技术条款应依照采购需求或采购文件约定的内容签订。
第九条采购合同质量保证金。原则上合同金额大于5 万元的国内贸易合同一般应保留合同金额5%-10%的质量保证金。质量保证金保留期限自合同验收合格之日起1 年。采购谈判中另有约定的除外。
第十条付款方式，一般国内贸易采购合同原则上采购货到验收后付款。研发、定制或直接从厂家采购的合同经审核后可以预付或分阶段付款。国际贸易合同应约定代理公司按照信用证或电汇的方式付款。
第四章采购合同的审核与签署
第十一条采购合同通过采购管理信息系统生成合同用印审签表，经审签通过后方可签订采购合同，资产管理处加盖采购合同专用章。审签记录由资产处保存，审签人应承担相应的责任。
采购合同审签表应包含合同的实质性内容，如供应商名称、产品名称、数量、价格、采购方式等。
第十二条采购合同的审核：
（一）一般采购合同（合同金额小于30 万元），须由合同用印申请人、经费负责人、资产管理处审核；
（二）重要采购合同（合同金额大于等于30 万元），经上述审核环节审核通过后，还应通过财务处、法律顾问室及项目单位主管（联系）校领导审批。
第十三条采购合同审核程序完成后，一般合同由经费负责人签署，30 万以上重要合同由法定代表人授权的委托代理人签署。
在签署合同前如需对合同内容作实质性修改，须重新提交审核。
第十四条凡涉及500 万元以上采购合同的签订，除按本办
法规定的程序审签外，还应当报政府主管部门备案。
第五章采购合同的履行与变更
第十五条合同生效后，由资产管理处负责合同的备案、存档并按月将合同签订情况报财务处备案。
第十六条合同生效后，应按照合同约定的内容履行合同。
第十七条货物及货物相关服务项目的负责人为代表学校合同履行的具体负责人，负责合同条款的履行。
第十八条资产管理处负责监督合同的履行，财务处依据合同约定支付资金。
第十九条确须对已生效的合同进行变更时，双方须签订补充合同。补充合同不涉及原合同实质性内容的，经资产管理处审核备案后由双方签署；涉及原合同实质性内容的，须通过合同变更审签程序后方可签署。
第六章合同标的物的验收
第二十条合同履行过程应分阶段组织验收、测试（下称“合同验收”）并形成书面报告。重要合同的验收应通知相关部门人员到场。验收时间按合同约定的时间及进度进行。
第二十一条验收过程分为三个阶段：到货开箱验收（初
验）、性能指标测试验收和最终验收。
第二十二条到货开箱验收（初验）
初验由合同申请单位负责，到货后根据采购合同对设备的规格、型号、数量、外包装，以及装箱附件等内容进行验收。初验应对以下内容进行验收：
（一）产品有无合格证、装箱单、使用/安装/保养说明书以及检测报告；
（二）产品型号、规格是否与供货合同要求相符；
（三）产品外观是否符合要求, 产品本身有无外观质量缺陷,有无运输过程中的外观损坏情况；
（四）设备配置或零部件及所使用材料是否符合合同及采购文件技术要求；
（五）检查所附技术资料是否完备和与所供标的物是否相符。若初验发现外包装损坏或规格、型号、数量附件及资料与合同不符等问题，则初验不合格，应写出书面报告及处理意见，并及时与供应商沟通将设备退回供应商。初验合格后，相关人员应在签收报告上签字认可。
第二十三条性能指标测试验收
（一）性能指标测试验收由使用单位负责，必要情况下相关部门参加或邀请专家参加。测试是对合同标的物的功能、性能等项目进行检测。可在供应商的技术指导下对合同标的物进行加电测试或试用，检测其功能、性能是否达到合同约定的技术指标要求。测试结束由供应商书写书面测试报告，若测试合格，由使用单位负责人签字确认或参与验收人员签字确认。
（二）根据需要，设备及软件在供应商指导下试运行，试运行过程中应完成设备使用培训及考核，试运行时间按照合同规定或同供应商协商进行。试运行结束后，由供应商提交详细的试运行报告，以作为合同标的物是否满足合同要求和是否进行最终验收的依据。
第二十四条最终验收
一般合同由合同用印申请单位负责，重要合同由合同用印申请单位会同资金主管部门组织验收。重要合同最终验收应有评审专家参与。评审专家在采购专家库中抽取或由相关部门推荐。
最终验收依据初验报告、测试报告、试运行报告（选项），形成最终验收报告，经相关人员签字后，完成合同验收。
第二十五条合同验收合格后，使用单位或管理单位应及时指定专人管理维护、完成资料归档并登记建账结算。
第二十六条合同验收资料文档由合同申请单位及相关部门存档管理并报资产管理处备案。合同验收文档作为财务报销的依据，项目负责人在报销时应提供相关复印件作为报销凭证。
第二十七条与物资设备相关服务的验收，依据合同条款参考第二十一条至第二十六条执行。
第七章附则
第二十八条本办法由资产管理处负责解释，学校原有相关规定与本管理办法不一致的，以本管理办法为准。__